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Excel 整理重復數據記錄的方法

作者:馬紅旭時間:2015-11-07 14:54:12  來源:www.vortexsignal.com  閱讀次數:1146次 ]

【摘要】 文章討論的問題是對具有龐大數據量的Excel 電子表中出現的重復記錄,提出了有效的標記和刪除辦法。

 

【關鍵詞】 Excel 重復數據記錄 標記 刪除

 


引言

 

在對數據量比較龐大的Excel 電子表維護過程中,我們以管理學校學籍數據信息為例,經常會遇到這樣一個問題, 就是需要查找出同一個工作簿內多個不同工作表中,學號、姓名或者其它字段相同的重復記錄。要求先把它們顯示出來,然后再用人工或自動方法進行刪除。由于數據量很大,人工查找刪除又費時費力,而簡單合并成一個工作表又有可能造成數據混亂,所以,這里我們將給出Excel 整理重復數據記錄的方法。

 

一、Excel 數據源備份

 

為防止數據丟失,可以先插入若干工作表,復制數據源所有數據在這些表中,使數據源得到備份。

 

二、查找、標記重復記錄

 

打開工作表數據,我們可以根據電子表中每個字段名,逐列排查重復記錄。這里以檢測A 列為例,首先在A 列右側先插入一列,得到B 列作為標記列,然后在B1 單元格中輸入公式:=IF(ROW()=MATCH(A1,A:A,0),1,重復),函數MATCH 的作用是對整個A 列(A:A)進行查找,如果第一次查找到A1 值,則使對應B1 單元內容等于1,如果是第二次或第N 次查找到A1 值,則在右側B 列標記列對應單元中寫入重復字樣。

 

然后按照記錄個數需要,向下拖動B1 單元右下角的復制句柄,使B2B3Bn 得到相應的值,Bn 單元格中公式內容為:=IF(ROW()=MATCH(An,A:A,0),1, 重復), 其中An 依次代表A1 An 單元的值。

 

而公式中A:A 表示檢測整個A 列,這里應該注意A 列數據應盡量不為空。如果是A 列某一段區域, 用戶還可以根據需要自行修改,比如寫成A2:A10,表示只檢查A2 A10 單元的數據有沒有重復。

 

這時再仔細觀察新的標記列B 列所有數據,它們的值分別為1 或者重復字樣,具有重復字樣的記錄,就是我們標記的多余重復記錄,稍后需要用戶刪除。

 

當然,我們還可以使用COUNTIF()函數,在B1 單元格中輸入公式:=IF(COUNTIF(A$2:A6,A6)>1,重復,1),再依據A 列記錄個數的需要向下拖動B1 單元格右下角的復制句柄,同樣可以達到查找、標記重復記錄的目的,這兩種標記方法既簡單又非常有效。

 

三、刪除帶有重復標記的所有記錄

 

經過上述處理之后,所有多余的重復記錄就都被我們標記出來了,接下來的任務是把所有帶重復標記的記錄刪除。由于手工刪除工作量可能太大,又容易出錯,所以這里我們啟動vba,運行如下程序,讓計算機對默認工作表sheet1 自動完成刪除多余記錄的任務。

 

Sheet1 刪除重復記錄程序代碼如下:

 

Subrt()

 

DimiAsInteger

 

Fori=10To1Step-1i 初值可以取其它值

 

IfApplication.WorksheetFunction.CountIf(

 

Cells(i,2),重復)ThenRows(i).Delete

 

查找同行B 列中等于重復值,找到則刪除該行記錄

 

Nexti

 

End

 

另外,稍加修改上述程序,我們就可以對同一個工作簿中其它張工作表(以sheet3 為例)中的重復記錄,進行相同的刪除操作。該程序中還考慮到個別復雜情況下,用戶有可能對工作表中若干列都進行過重復記錄標記工作,其中某幾列同時做過標記才能刪除,這里用戶只需要修改if 語句中邏輯表達式即可完全任務。至此,工作表中所有多余記錄都被刪除,最后刪除標記列B 列。

 

程序代碼如下:

 

Subrt()

 

DimiAsInteger

 

Fori=10To1Step-1循環

 

IfSheet3.Cells(i,4)= 重復AndSheet3.Cells(i,5)= 重復ThenSheet3.Rows(i).Delete

 

查找sheet3 中同行第4 列和第5 列同時等于重復 字樣,找到則刪除該行記錄

 

Nexti

 

EndSub

 

四、綜述

 

利用上述方法,我們把Excel 所有重復數據記錄找出并刪除了,問題得到解決,該方法省時省力,安全高效,對于大型工作表數據維護的意義非常重大。

參 考 文 獻

[1] 譚浩強等編著.VisualBasic 語言教程[M]. 北京:電子工業出版社,2000.10

 

[2] 周維武等編著. 計算機基礎教程(第3 版)[M]. 北京:電子工業出版社,2008.

 

[3] 李飛,廖琪梅,何鑫主編. 計算機應用新教程[M]. 西安:西安電子科技大學出版社,2004.

[2] 周維武等編著. 計算機基礎教程(第3 版)[M]. 北京:電子工業出版社,2008.

 

[3] 李飛,廖琪梅,何鑫主編. 計算機應用新教程[M]. 西安:西安電子科技大學出版社,2004.

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