詳談加強內部控制管理 提高采購管理水平

摘要:內部控制管理作為企業(yè)自律和自我約束的一種管理手段和技術,已在企業(yè)管理工作中得到了廣泛的應用,并且發(fā)揮著越來越重要的作用。本文從認識、制度、程序、執(zhí)行四個層面,對如何通過建立和加強企業(yè)內部控制管理工作,來提高物資采購工作的管理水平進行了論述,并著重對采購工作的內部控制管理程序進行了說明,以供大家研討。

關鍵詞:物資采購;管理;控制 

　　內部控制是現(xiàn)代企業(yè)管理的一項重點工作任務,是企業(yè)為了提高經(jīng)營管理效率、保證信息質量真實可靠、保護資產(chǎn)安全完整、促進法律法規(guī)有效遵循、規(guī)避生產(chǎn)經(jīng)營風險,由企業(yè)管理層及其員工共同實施的一個管理過程。而物資采購環(huán)節(jié)又是企業(yè)實施內部控制管理工作的重點,因為采購直接關系到生產(chǎn)的質量,關系到企業(yè)的成本和利潤,是企業(yè)實現(xiàn)低成本,高效益的重要環(huán)節(jié)。那么,如何才能通過加強內部控制管理工作的有效實施,來提高采購工作的管理水平呢?
　　筆者認為,要通過加強內部控制管理工作的有效實施,來提高采購工作的管理水平要遵循四個方面的具體要求,即:正確認識是前提、制度保障是基礎、程序合理是重點、執(zhí)行有效是關鍵。只有做到這些,并結合各自企業(yè)實際,予以適當?shù)耐晟坪脱a充,才能真正達到通過加強內部控制管理來提高企業(yè)采購管理水平的目的。

　　一、正確認識,是加強內部控制管理,提高采購管理水平的前提。
　　
　　從企業(yè)管理層到具體的采購業(yè)務部門每一名工作人員對采購內部控制管理工作的重要性有個正確的認識,是保證內部控制管理工作順利開展和取得成效的前提。管理層要著眼于企業(yè)的科學發(fā)展,善于從宏觀層面審視采購內部控制管理工作,并納入重要的企業(yè)議事日程。采購業(yè)務部門的工作人員要以高度的責任感,認真履行崗位職責,服從服務于采購工作的內部控制管理要求。也就是說,企業(yè)的一切管理工作,應遵循內部控制管理要求;企業(yè)的一切決策,應統(tǒng)馭在完善的內部控制體系之下;企業(yè)的一切活動,都不能游離于內部控制管理之外。這既是完善現(xiàn)代企業(yè)管理的要求,更是全面提升企業(yè)經(jīng)營管理水平的需要。
　　
　　二、制度保障,是加強內部控制管理,提高采購管理水平的基礎。
　　
　　建立完善的物資采購內部控制管理制度,既是滿足提高采購管理水平的需要,也是完善現(xiàn)代企業(yè)制度的需要,同時更是全面提升企業(yè)經(jīng)營管理水平的需要;建立完善的內部控制制度體系,通過內部控制管理制度來規(guī)范和管理采購程序和標準,并開展定期的評價和維護,必將為采購管理水平的提高、確保資金的安全完整、有效抵御和控制經(jīng)營風險、實現(xiàn)經(jīng)營管理目標等幾個方面提供有力的保障。強化內部控制管理制度的建立是進一步強化公司內部經(jīng)營管理、全面提升管理水平的客觀要求;建立完善的內部控制制度,能夠使企業(yè)的經(jīng)營活動全過程均處于受控狀態(tài),確保采購業(yè)務工作有章可循,有法可依,促進采購工作的規(guī)范運轉。
　　
　　三、程序合理,是加強內部控制管理,提高采購管理水平的重點。
　　
　　內部控制管理工作其實質是強化企業(yè)的過程管理和流程管理,因此制定嚴密合理的采購業(yè)務管控程序就是提高采購管理水平的重點。包括采購計劃方案的編制審定、供應商的選擇與價格確定、合同簽訂與管理、物資驗收入庫、采購付款與往來核對、采購業(yè)務的分析與考核等管控節(jié)點。

　　(一)采購計劃、方案的編制與審定環(huán)節(jié)。這一環(huán)節(jié)可以使企業(yè)最大限度地控制采購預算,其一般管理控制程序為采購部門根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營需要,提出物資采購的申請,倉儲或有關部門平衡庫存后由物資管理部門編制采購計劃,經(jīng)財務管理部門審核后報采購主管領導審定。采購部門根據(jù)采購計劃編制采購方案,采購方案應明確采購的原則、采購的渠道、供應商的選擇方式和范圍等內容。這一環(huán)節(jié)的管理控制重點是檢查采購方案是否經(jīng)采購部門負責人審核,是否明確采購物資的具體數(shù)量、質量要求、交貨期、采購方式等,相關審定是否符合權限。
　　(二)供應商的選擇與價格確定環(huán)節(jié)。這一環(huán)節(jié)是采購管理控制工作的重點,可以使企業(yè)的采購預算資金得到有效的使用,使企業(yè)經(jīng)營成本降低,并直接關系到企業(yè)的經(jīng)營效益。其一般管理控制程序為采購部門應根據(jù)審定的采購方案,通過招標、競爭性談判采購或詢價采購等方式確定供應商與采購價格。這一環(huán)節(jié)的管理控制重點為采購是否經(jīng)過詢比價、有無詢比價記錄,通過招標方式采購的是否符合招標管理規(guī)定,對大宗、批量、重要及特殊物資的采購是否采取招標方式,應集中采購的是否有違規(guī)自行采購的現(xiàn)象,相關審定是否符合權限。 內容來自強國論文網(wǎng)
　(三)合同簽訂與管理環(huán)節(jié)。這一環(huán)節(jié)可以規(guī)避采購風險,保證企業(yè)的合法利益。主要通過合同范本管理,提高合同管理工作的規(guī)范化,降低合同簽訂風險;通過資質信用管理,建立供應商誠信檔案體系,降低了履約風險;通過合同風險點管理,強化合同履行的風險意識,減少合同履行風險;通過合同會簽管理,提高合同審批效率,規(guī)范業(yè)務流程;通過合同履行管理,加強經(jīng)營過程的控制能力,提升公司精細管理水平;通過合同統(tǒng)計分析管理,提高公司經(jīng)營決策自我分析能力。這一環(huán)節(jié)內部控制管理的重點是檢查相關部門是否對合同進行審核,簽訂的合同是否送交財會、法律等相關監(jiān)管部門。
　　(四)物資驗收入庫環(huán)節(jié)。采購物資到貨后,物資管理部門應組織采購、質檢、倉儲等部門對到貨物資進行檢驗清點,質檢部門出具檢驗報告,倉儲部門依據(jù)檢驗合格的報告辦理入庫手續(xù),編制入庫單,登記庫存明細帳。這一環(huán)節(jié)的管理控制重點是檢查物資入庫驗收資料是否齊全,驗收入庫是否符合不相容要求,庫存明細賬登記是否及時。 
　　(五)采購付款與往來核對環(huán)節(jié)。財會部門應依據(jù)采購合同、入庫單、發(fā)票等及時作賬務處理。采購款的支付應由采購部門根據(jù)采購合同及到貨情況提出申請,填制付款申請單,附齊相關單據(jù),經(jīng)采購等部門負責人審核簽字后送財會部門審核,財會部門根據(jù)資金安排、使用計劃、預付情況及合同約定辦理款項支付手續(xù),采購款支付應經(jīng)相關領導審批后辦理。這一環(huán)節(jié)的內部控制管理重點是檢查財務入賬手續(xù)是否齊全,暫估入賬是否及時合理;檢查采購款支付的依據(jù)是否齊全,與合同約定是否相符,相關審批是否符合權限。
　　(六)分析與考核環(huán)節(jié)。在“分析”環(huán)節(jié)上,企業(yè)采購部門應會同有關部門定期對計劃準確率、保證供應率、質量合格率、廠家直供率以及采購管理等情況進行分析,并向企業(yè)有關會議報告;在“考核”環(huán)節(jié)上,企業(yè)應建立與采購相關的考核辦法,定期對采購管理情況進行考核

　　四、執(zhí)行有效,是加強內部控制管理,提高采購管理水平的關鍵。
　　
　　在建立了完善的內部控制管理制度和嚴密合理的采購程序的基礎上,是否能夠有效執(zhí)行就是關鍵。一是可以通過拓寬監(jiān)督管理渠道,來保證內部控制管理工作的實施,企業(yè)紀檢監(jiān)察、審計等監(jiān)督管理部門要切實發(fā)揮監(jiān)督的職能作用,對采購業(yè)務要由事后監(jiān)督向事前、事中的監(jiān)督進行轉變,并要充分發(fā)揮職工群眾監(jiān)督的作用,督促和約束采購部門的工作效率和工作質量,促進內部控制管理的有效運行。另外,還可以通過制定內部控制管理考核及其責任追究制度來強化執(zhí)行力,明確相關部門及員工在內部控制管理工作中應承擔的責任,加大員工內部控制管理制度執(zhí)行情況的考核力度,對工作責任心不強、敷衍了事、完成不力,以致造成后果的人員進行責任追究,并視情節(jié)輕重予以通報、警告處分或給予必要的處罰來增強了各級管理人員的內部控制管理意識,以此來提升管理人員的業(yè)務水平和對內部控制管理制度的履行意識。
　　綜上所述,通過加強內部控制管理,來提高采購管理水平,是企業(yè)改革與發(fā)展的要求,是企業(yè)提升綜合市場競爭能力的要求,需要我們在工作實踐中科學運用,不斷完善和提升。
　　
　　參考資料
　　1、《中小企業(yè)內部控制》 上海三聯(lián)書店樓德華 傅黎瑛/編著
　　2、《企業(yè)內部控制管理操作手冊》中國財政經(jīng)濟出版社