企業辦公自動化系統 OA 的應用分析
企業辦公自動化系統 OA 的應用分析
文/李石峰
摘要:現在是一個信息化的時代,是一個發展變革的時代,企業要想在激烈的市場競爭中獨樹一幟,就需要將快速應變、以人為本、最低成本、知識創新等條件作為企業追求的目標。而辦公自動化系統OA充分利用了各種信息,將企業的工作效率最大化,并使工作質量也提高到一個新的臺階,與此同時降低了企業的成本。辦公自動化系統OA中的主角便是利用各種設備與人機信息系統,在不同種類的設備以及人機信息系統中合理的應用,協助人們完成各種辦公業務活動,可以說,辦公自動化系統OA的運用是企業信息化發展的一個必然趨勢。
【關鍵詞】辦公自動化 OA 系統 應用
1 辦公自動化系統(OA)概述
OA 是英文 Office Automation 的簡寫,簡單的說就是辦公自動化。OA 辦公系統可以讓公司的工作完全像流水線一樣,以最短的時間,最高的效率,最低的成本完成公司工作,同時也可以規范公司的管理。通常的辦公自動化系統主要包括辦公機構、辦公設備、辦公主體、辦公信息以及網絡環境等組成,隨著辦公自動化需求的不斷提升,辦公自動化已經發展成為一個獨立的學科,涉及到計算機科學、通信技術、行為科學、管理科學、系統集成工程等,辦公自動化的最終目標是為了使企業內部信息方便企業員工快捷地共享,以最高效率相互協同完成工作,OA辦公系統基于工作流的概念,采用 Internet/Intranet 技術,以現在快速、全方位的信息采集、信息處理來替代過去復雜、低效的手工辦公方式,快速為企業的管理和決策提供科學的依據。
2 辦公自動化系統OA的特點
2.1 信息傳遞及時快速
在企業內部,可通過建立相應的合適的內部郵件系統,使企業內部的工作人員能及時快速地傳遞信息。
2.2 提供學習與知識平臺共享
在企業內部,可通過建立相應的電子公告欄、技術交流欄等,從而使內部員工及時地掌握相應信息。
2.3 文件傳閱高效OA 系統可以依據其設置的工作流程,快速方便地閱辦辦公文件,使各部門或員工之間快速有效地對工作進行調整。
2.4 檔案管理的電子化
OA 系統實現了檔案管理的電子化,可依據檔案的屬性的不同,對檔案進行分類存儲、管理等工作。
2.5 信息資源、設備資源的共享
通過OA 系統,企業內部員工可通過上傳文檔、下載文檔等方式方便地實現各部門、各員工之間的信息共享。同時,由于 OA 系統具有網絡特性,可將打印機、掃描機之類的設備連入網絡,從而實現設備資源的共享,節省設備成本。
2.6 信息集成度高
由于 OA 系統可以跟各種業務系統相結合,各業務的數據都可以實時地被錄入到系統中,方便相關的工作人員及時有效地獲得整個企業的動態信息。
2.7 分布式辦公模式
OA 系統可實現分布式辦公模式,對于擁有分公司、子公司的企業來說,這可以及時獲取各分部的信息,為高層領導人員決策所用。
3 辦公自動化系統OA的應用
(1)辦公自動化系統 OA 能夠及時的幫助企業高層領導對員工的管理。一個企業的經營模式是各個領導層管理,作為高層領導,不可能熟知每個員工的個人工作能力等個人情況,通過會議的方式可以從某些方面了解員工的小部分情況,但這與實際情況還是有很大的出入。我們要變被動為主動,加強對各個員工的管理與了解。因為企業的部分命運是掌握在員工手中的,例如一個銷售人員可能要掌握企業中很多客戶的詳細資料,失去員工就相當于失去了一大部分的客戶資源。另外,對于一些生產制造型企業來講,企業的生產技術人員和產品設計人員的管理也非常重要。因此,領導要合理利用 OA 辦公系統做好員工管理工作,例如通過公司網絡發布個人工作業績,使領導對員工能力有更好的了解,創建一個員工與領導溝通與交流的網絡平臺等等。
(2)辦公自動化系統 OA 能夠有效的幫助企業單位規劃其日常工作制度,使得企業單位的可控性得到增強,并有效的提升了企業單位工作運轉的效率,辦公自動化系統 OA 在企業單位的應用范圍非常廣泛,涉及到各種工作事項的審批流程、正常行政辦公管理、內部辦公資源的管理、信息資源的實時共享、項目工作的協同、各種信息資源的傳輸以及溝通等。辦公自動化系統的應用業務范疇也非常廣泛,跨越了產品銷售、生產、財務、產品管理等,辦公自動化系統的最重要的特征是其關注的更多的是企業單位日常辦公的可控性以及效率,已經發展成為各個企業單位想提高企業整體工作流程效率的必備系統工具。
(3)辦公自動化系統 OA 的應用能夠通過信息化的手段幫助企業單位解決日常繁瑣的工作,能夠節省大量的人力資源成本,并且能夠提高企事業單位的辦公效率,除此之外,辦公自動化系統還能通過整合各種內部以及外部的信息資源,并且通過預先植入的算法對收集到的信,息數據進行綜合分析形成對管理層至關重要的支持決策信息,幫助管理層決策企事業單位未來的發展方向。除此之外,辦公自動化系統 OA 還能夠根據用戶的不同需求進行定制,形成豐富的、針對性強的工作流程定制工具,能夠非常迅速的為用戶搭建面向具體定制業務的辦公應用環境,能夠真正意義上幫助企事業單位實現無紙化、無距離、高度協同的嶄新的辦公模式。
4 辦公自動化系統OA在企業中的應用
以中航一集團中的金航OA 系統為例,該OA系統集成了個人辦公、機關信息、個人郵件、事務處理、公文辦理、公用信息以及系統管理等功能。因為該 OA 系統的應用,中航一集團實現了現代化的辦公管理,體現了其先進性:創造了集成化的電子辦公環境;擁有了集公文處理、發布、共享的工作平臺;處理過程及監督具有了工作流的性質;提供的與 MIS 的接口方便了兩部門間的信息交流和查詢。同時,還有屯蘭礦無紙化辦公OA 系統等等。
5 結語
通過對辦公自動化系統OA 的可行性應用分析,可以了解到,辦公自動化系統 OA 對于全面改善企業內部經營的管理工作、實現企業管理的現代化、人性化和科學化、提高企業工作人員的辦公效率以及降低企業生產經營成本等方面有十分積極的作用。
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作者單位
432826198608283017 廣西壯族自治區南寧市
530021
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