試析金融機構的業務及管理費

【論文摘要】金融機構應當根據《金融企業財務規則》的規定，以及內部財務管理制度的要求，結合自身特點和業務發展，對其業務及管理費實行從高層到一線員工，從財會人員到業務人員的全員管理和從預算到采購，再到核算的全過程控制，防范和化解財會風險，確保健康發展。

　　【論文關鍵詞】預算管理；集中采購；核算監督

　　2011年11月29日，中國保監會披露了2011年保險公司檢查及處罰情況：查實通過虛構經濟業務事項，虛開發票等違法違規渠道虛增業務及管理費8065.8萬元，依法處理保險公司各級各類管理人員87名、保險機構55家、保險中介機構54家。隨監管部門對銀行、證券、保險等金融機構的監管要求不斷提高，每位金融從業者都應認真思考怎樣合規經營、科學發展。其中，最敏感和亟待解決的問題就是怎樣依法合規地列支業務及管理費。筆者認為：金融機構應當根據《金融企業財務規則》的規定，以及內部財務管理制度的要求，結合自身特點和業務發展，對業務及管理費施行全員管理和全過程控制，即科學合理的預算管理、公平公開的集中采購和精細化、流程化的核算監督，防范和化解財會風險，確保健康發展。

　　一、預算管理

　　每至年末，就會出現突擊花錢、花光預算的現象。究其原因：一是我們大部分中國人更多地強調感悟、想像、經驗，不善于實驗分析和邏輯推理，預算中有太多的主觀臆斷；二是我們大部分企業的預算存在編制不透明、下達不及時、調整不科學、先嚴后松等等情況；三是我們的考核評價與預算脫節，節約反被罰，只好使勁敗家，出現預算的“負激勵”效應。筆者認為，金融機構要杜絕突擊花錢的現象，就要以市場為導向，以客戶為中心，實施全面的預算管理，把這種預算的“負激勵”效應徹底扭轉成“正激勵”效應。
　　（一）預算的編制與審批
　　金融機構的財會部門，一是要做好預算編制的宣傳解釋工作，讓每個員工都明確企業的戰略意圖；二是要以經濟增加值為導向，鼓勵創造價值，制訂出科學合理的預算制度，三是要提供功能強大的模型，錄入參數就輸出相應預算額度，使預算編制簡捷透明。
　　1.如銀行業務部門在編制本部門預算時，可事先搜集詳實的客戶信息和市場信息，再根據業務發展目標和系統內外的市場占比，同時參考存量或增量客戶的情況，然后運用各類模型，編制出科學合理的業務及管理費預算。
　　2.再如銀行財會部門在審批預算時應加強與業務部門的溝通，獲取盡可能多的信息，避免業務部門夸大營銷難度進而獲得不合理的財務資源，確保預算目標始終圍繞企業戰略目標。例如，銀行近期的戰略目標之一是：利用信息技術遷移柜面業務，提升電子銀行交易量比，逐步降低柜面業務，減輕柜面人員的工作壓力。財會部門在審批時就應提高電子銀行的廣告宣傳費、設備購置及維護費等方面的預算額度，降低柜面有關費用的預算額度。
　�。ǘ�）預算的控制和調整
　　預算的控制和調整不是對現狀本身的控制而是對發展趨勢的控制和調整，應遵循有效性原則、動態管理原則和經濟效益原則，定期監督預算進度并及時調整預算額度，追加預算、核減預算、調整預算嚴格按程序辦理，避免預算有編制有審批但無控制無調整的虎頭蛇尾現象，確保預算的嚴肅性。例如，《關于企業促銷展業贈送禮品有關個人所得稅問題的通知》中規定企業在銷售商品和提供服務過程中向個人贈送禮品，屬于價格折扣折讓方式、銷售或服務同時給予贈品、按消費積分反饋禮品情形之一的，不征收個人所得稅。金融機構的財會部門就應指導業務部門按上述規定及時地申請調整業務宣傳費預算，引導其開展上述情況的營銷活動。再如，財會部門發現業務部門的某項業務進展緩慢或停止，評估后就應核減少其對應的預算額度。

　　二、業務及管理費的集中采購

　　天價采購也是近年來的輿論熱點。究其根源，一是有些單位預算確實過于寬松，有必要核減；二是有些單位未能讓更多的主體參與進來，進行物有所值的陽光采購。隨著金融機構業務規模的不斷壯大，很多以前可分散采購的業務及管理費，現在就有必要集中到總部機構或一級分支機構，如分支較多的金融機構對員工出差發生的交通、住宿等費用與有關企業進行協議定價，并制訂最優的出行方案，這樣既避免了虛構事實，又節約了費用。筆者認為，金融機構的業務及管理費采購可分為集中采購和分散采購，它們互為補充，在實際采購中要根據企業自身條件、資源狀況、市場需要，靈活地做出制度安排，積極創新采購方式和內容，并根據對采購產品的體驗，進行及時調整。

�。ㄒ唬┤�流程管理業務及管理費的集中采購
　　集中采購應遵循“集中性、獨立性、競爭性、適用性”原則，實施“供應商管理-采購談判-合同執行管理”的全流程管理，嚴禁逆流程操作。
　　1.采購需求部門應按業務發展和日常營運所需，提出采購需求，并對采購需求的合理性、明晰性和完整性負責。
　　2.采購部門根據采購需求，在確認采購預算已安排后啟動采購程序；根據采購方案制訂評審標準，發出采購邀請，確定評委；根據評審結果，按照符合采購需求、性價比最高的原則提出入選供應商建議；在有權審批人批準后把采購結果通知入選供應商及采購需求部門辦理合同簽署。
　　3.采購需求部門收到供應商提供的商品后做好商品驗收、按合同付款工作，并將商品驗收、使用情況及供應商合同履約情況及時報采購部門。
　�。ǘ�）規范業務及管理費的集中采購范圍
　　一是明確集中采購的商品范圍；二是明確集中采購商品的采購金額起點。

　三、業務及管理費的核算監督

　　財政部曾介紹了部分金融機構虛假發票的一些情況：一是篡改交易內容的發票，如由大型商場購開具的整數金額的辦公用品、耗材、煙酒茶等商品的發票，很可能是購買商業預付卡用于員工福利或業務營銷，再如單價、數量異常的發票，很可能是為了掩飾其真實購買的高檔商品，而以普通商品代之；二是大額會議費的發票，主要是頻繁由某一酒店、賓館或旅行社開具的大額會議費發票，很可能是將餐費以會議費名義列支，或與酒店、賓館串通套取費用，或以會議費的名義列支旅游費用；三是水印、印章、要素字跡等反常的發票，通過稅務發票驗真系統查詢可初步認定為假發票。筆者認為，金融機構應成立總部機構或一級分支機構層面的核算中心，統一核算支付標準，提高經辦人員的財務水平，用精細化、流程化的管理來確保依法采購合規報銷。
　　（一）在精細化管理方面
　　1.在業務及管理費的核算監督過程中不應有那么多主觀的、寬泛的判斷解釋和自由裁量，要有根有據，要統一標準。金融機構的財會部門應制訂業務及管理費的報銷核算指南，編制經濟業務事項與報銷要件和報銷事由對照表、各類發票要素審核要求參考表和各種報銷要件填制要求參考表。同時，財會部門有義務去提高經辦人員的財會水平，做到不可列支的事項解釋宣傳到位，存在疑問的事項協調引導到位，將要發生的事項輔導建議到位，讓相關經辦人員知道：要對報銷票據的真實性和合規性負責，要對虛開、變造、偽造的發票負法律責任；要做正確的事，正確地做事，提供真實、合規、準確、完整的報銷票據。
　　2.利用ERP系統，實現在金融機構總部或一級分支機構的集中核算支付，確保先記賬后轉賬支付的核算監督模式；建立多維的、立體的會計科目表，把財務會計和管理會計有機結合起來；實現財務數據的共享，減少重復性的工作，為預算管理提供可靠的數據支持，滿足各方的信息需求。
　�。ǘ�）在流程建設方面
　　制訂圖文結合的財會部門員工核算監督操作手冊，提出各崗位的工作職責和工作目標，對核算監督流程進行清理、簡化、整合、自動化，強化崗位間的無縫銜接和相互制約�？傊�，用流程提高核算監督的質量和效率，控制風險。