結(jié)合妙思文獻(xiàn)集成系統(tǒng)談我館圖書驗(yàn)收工作——以山西工程技術(shù)學(xué)院圖書館為例
作者:劉 峰 王桂秋時(shí)間:2015-12-21 13:36:33 來源:www.vortexsignal.com 閱讀次數(shù):1291次 ]
【文章摘要】
本館自圖書采購采用政府招標(biāo)的方式后，圖書編目業(yè)務(wù)實(shí)行全部外包模式，這就對(duì)與圖書驗(yàn)收工作流程緊密相關(guān)的各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都提出了更高的要求，與此同時(shí)在妙思文獻(xiàn)集成系統(tǒng)下進(jìn)行圖書驗(yàn)收出現(xiàn)了一系列問題，為了使現(xiàn)有的妙思系統(tǒng)更好的發(fā)揮圖書驗(yàn)收的功能，急需開發(fā)一套適應(yīng)本館圖書驗(yàn)收工作的新系統(tǒng)，才能更好的為圖書館服務(wù)，縮短新書與讀者的見面時(shí)間，滿足廣大讀者的信息需求。
【關(guān)鍵詞】
圖書驗(yàn)收；圖書采訪；若干問題
隨著圖書館業(yè)的發(fā)展，大批量的圖書購進(jìn)，圖書編目業(yè)務(wù)外包已成發(fā)展趨勢(shì)， 圖書驗(yàn)收工作也隨之發(fā)生了較大改變，除了對(duì)圖書質(zhì)量、價(jià)格和冊(cè)數(shù)進(jìn)行驗(yàn)收工作外，還要看到館圖書是否為本館所訂購圖書，圖書的分類、編目數(shù)據(jù)、館藏信息、圖書加工（書標(biāo)、條碼、磁條、館藏章等）是否正確，這就對(duì)圖書驗(yàn)收工作的內(nèi)容和質(zhì)量都提高了要求。
1 圖書驗(yàn)收與圖書采訪
圖書驗(yàn)收與圖書采訪緊密相連，圖書驗(yàn)收工作是圖書館采訪工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。2013 年，學(xué)院投入大量資金支持圖書館的文獻(xiàn)資源建設(shè)，本館圖書采購采用政府招標(biāo)的方式，通過圖書統(tǒng)采招標(biāo)，各書商進(jìn)行競標(biāo)，使得本館圖書采購工作更加陽光透明，先后與三家公司建立合作關(guān)系。
1.1 圖書采訪步驟
本館根據(jù)學(xué)院學(xué)科建設(shè)、教學(xué)和科研的需要，以及圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)發(fā)展方向，負(fù)責(zé)各學(xué)科各文種的圖書采集，肩負(fù)著圖書館文獻(xiàn)資源體系建設(shè)的任務(wù)，因此在采購過程中的每一個(gè)細(xì)節(jié)都嚴(yán)加把關(guān)， 首先要對(duì)讀者進(jìn)行深入細(xì)致的調(diào)查，制定相應(yīng)的圖書采購計(jì)劃；然后根據(jù)學(xué)院所撥經(jīng)費(fèi)的多少按比例劃分出各系部使用額度；接著通過學(xué)科館員和文獻(xiàn)資源建設(shè)委員會(huì)的老師們對(duì)書商提供的書單進(jìn)行圈選，或者組織文獻(xiàn)資源建設(shè)委員會(huì)委員和骨干教師到書展活動(dòng)現(xiàn)場進(jìn)行采選；最后經(jīng)過中文圖書采購系統(tǒng)對(duì)圈選的圖書進(jìn)行多次查重，才能最終確立圖書采購訂單發(fā)給書商進(jìn)行采購。
1.2 圖書采訪的重要環(huán)節(jié)
書目整理是圖書采訪的重要環(huán)節(jié)， 也是最繁冗復(fù)雜的一項(xiàng)工作。由于書商及各家出版社所提供的書目字段名不一，詳盡程度各異，時(shí)間先后順序不同等一系列問題，對(duì)供貨商及各個(gè)出版社發(fā)回的書單要做大量重復(fù)性的整理以及書單分發(fā)和收集等工作。面對(duì)紛繁無序的書單，工作人員首先要對(duì)多個(gè)不同格式的書單按字段名統(tǒng)一制作為相同格式的工作表，經(jīng)過妙思中文采購系統(tǒng)查重后，對(duì)查重后導(dǎo)出的Excel 工作表再按分類號(hào)進(jìn)行排序，選取各系所對(duì)應(yīng)分類號(hào)的書目分成若干個(gè)Excel 文件發(fā)至各系部的文獻(xiàn)資源建設(shè)委員會(huì)委員，各系部的文獻(xiàn)資源建設(shè)委員會(huì)委員再安排系里不同專業(yè)學(xué)科的教師們對(duì)書單進(jìn)行圈選，等把所有各系老師們發(fā)回的書單進(jìn)行整理合并成一個(gè)Excel 工作表后，再次導(dǎo)入中文采購系統(tǒng)，通過格式轉(zhuǎn)換為ISO，進(jìn)行查重過濾（采購書目復(fù)本數(shù)量不一，對(duì)于查重后的書目導(dǎo)成Excel 表后，對(duì)復(fù)本數(shù)還得依次進(jìn)行手工錄入）， 最后導(dǎo)入預(yù)訂庫。如圖1 所示。
雖然圖書采訪的整個(gè)過程比較繁瑣， 但圖書采訪工作做得認(rèn)真仔細(xì)，圖書驗(yàn)收工作的質(zhì)量將大大提高；反過來，圖書驗(yàn)收工作也是對(duì)采訪工作的監(jiān)督和檢驗(yàn)。
2 圖書驗(yàn)收工作流程
本館圖書編目業(yè)務(wù)實(shí)行外包模式，圖書驗(yàn)收工作采用手工驗(yàn)收與計(jì)算機(jī)驗(yàn)收相結(jié)合的方式來進(jìn)行。
2.1 計(jì)算機(jī)圖書驗(yàn)收工作
為了方便圖書驗(yàn)收，本館嚴(yán)格要求書商按訂單采購圖書，并以50 種圖書為一個(gè)批次進(jìn)行編目。書商將編目好的批次數(shù)據(jù)發(fā)給本館編目人員，編目人員對(duì)不同批次的圖書要進(jìn)行系統(tǒng)地配號(hào)與典藏分配工作，然后將做好的數(shù)據(jù)發(fā)給書商對(duì)我館采購圖書進(jìn)行加工，并同時(shí)打印《編典傳送明細(xì)》、典藏傳票，為驗(yàn)收工作做好前期準(zhǔn)備。
書商按照本館要求將加工好的圖書按館藏圖書數(shù)據(jù)庫分配地址和批次進(jìn)行打包與發(fā)貨，圖書到館后，按編目批次順序碼放。本館工作人員對(duì)應(yīng)到館圖書的包號(hào)批次，首先拆驗(yàn)本批次的樣本圖書，進(jìn)入妙思中文圖書采購系統(tǒng)當(dāng)中的“預(yù)訂數(shù)據(jù)檢索”，掃描圖書的ISBN 號(hào)，查驗(yàn)是否是本館所訂購圖書，再進(jìn)入“工作庫全程檢索”，掃描ISBN 號(hào)，查找信息，檢驗(yàn)圖書正題名、價(jià)格、分類號(hào)、分配地址、條形碼等信息是否正確。經(jīng)系統(tǒng)查驗(yàn)后，不是本館預(yù)訂的圖書將退還書商。是本館預(yù)訂的圖書就開始檢查圖書質(zhì)量，是否有盜版與印刷、裝訂問題，與《編典傳送明細(xì)》的具體內(nèi)容相核對(duì)（內(nèi)容有：序號(hào)、索取號(hào)、正題名、獲得方式、復(fù)本數(shù)、金額、登錄號(hào)區(qū)間），看有無數(shù)據(jù)與加工問題，有問題的在備注欄內(nèi)標(biāo)注清楚，并把有問題的圖書挑揀出來備查與做修改，沒問題的圖書直接在備注欄內(nèi)打√。驗(yàn)完一個(gè)批次后，有問題的圖書編目人員要查明原因并做及時(shí)修改或與書商溝通解決。
2.2 手工圖書驗(yàn)收工作
工作人員首先將圖書的書目明細(xì)與妙思中文典藏?cái)?shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)核對(duì)；接著核對(duì)檢查項(xiàng)目（有金額、采購數(shù)量）；其次核對(duì)檢查的詳細(xì)內(nèi)容：⑴所供圖書的印刷、裝訂質(zhì)量是否符合要求；⑵所供圖書是否全新、正版；⑶所供圖書是否為采購單位選訂內(nèi)容；⑷圖書加工是否符合要求；⑸所供圖書是否存在數(shù)量方面的差距；⑹是否提供發(fā)貨清單（清單包括： 包號(hào)、書名、定價(jià)、出版社、訂數(shù)）。以上內(nèi)容核對(duì)無誤后，參與圖書驗(yàn)收的工作人員要在圖書驗(yàn)收?qǐng)?bào)告上簽字。簽字后進(jìn)行圖書交接，將驗(yàn)收完畢的圖書與各庫室交接后，典藏庫數(shù)據(jù)傳送至中央庫，新書進(jìn)入流通系統(tǒng)讀者方可借閱圖書。
3 圖書驗(yàn)收過程中出現(xiàn)的問題
縱觀本館的圖書驗(yàn)收工作，是以手工驗(yàn)收為主，計(jì)算機(jī)驗(yàn)收為輔的模式，存在工序繁瑣、費(fèi)時(shí)費(fèi)力、進(jìn)入流通時(shí)間較長、與讀者見面時(shí)間遲滯、人員需求量大等弊端，非常有必要建立以計(jì)算機(jī)驗(yàn)收為主， 手工驗(yàn)收為輔的模式。但是本館妙思系統(tǒng)中的驗(yàn)收功能利用率很低，究其原因主要有：⑴書目驗(yàn)收與館配（書商）加工服務(wù)批次不相匹配，采購系統(tǒng)的驗(yàn)收功能無法實(shí)現(xiàn)，系統(tǒng)調(diào)不出編目人員加工的相應(yīng)批次。⑵在手工驗(yàn)收過程中無法核查本館已預(yù)訂但書商未采購到的圖書，通過妙思系統(tǒng)書目驗(yàn)收功能無法實(shí)現(xiàn)。⑶妙思系統(tǒng)中已有的圖書驗(yàn)收功能雖然比起手工驗(yàn)收的程序更詳盡，但在本館實(shí)行業(yè)務(wù)外包的情況下卻無法進(jìn)行系統(tǒng)驗(yàn)收，若是本館自己加工的圖書才可以使用。
綜上所述，本館急需開發(fā)一套適應(yīng)圖書驗(yàn)收工作的新系統(tǒng)，與目前使用的妙思系統(tǒng)結(jié)合起來，更好的為圖書館服務(wù)，盡可能的縮短圖書由加工進(jìn)入館藏流通的時(shí)間，盡快使廣大讀者與新書見面；同時(shí)還應(yīng)制定科學(xué)合理的圖書驗(yàn)收準(zhǔn)則，遵循嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范的圖書驗(yàn)收流程，強(qiáng)化圖書外包業(yè)務(wù)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，提高圖書館工作人員的綜合素質(zhì)，使圖書驗(yàn)收工作向科學(xué)化、制度化、有序化的方向發(fā)展，方能高效的開展圖書驗(yàn)收工作，強(qiáng)有力的保障館藏圖書質(zhì)量，為我院的教學(xué)、科研做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
【參考文獻(xiàn)】
[1] 鄺少敏. 試論做好我館圖書驗(yàn)收工作應(yīng)注意的若干問題[J]. 農(nóng)業(yè)圖書情報(bào)學(xué)刊，2007（2）：55-57
[2] 張玉華. 談高校圖書館的圖書驗(yàn)收工作[J]. 圖書館學(xué)刊，2007（5）： 108-109
[3] 彭銳, 鄧珊妮. 新時(shí)期高校圖書館的圖書驗(yàn)收工作——以湖南工業(yè)大學(xué)圖書館為例[J]. 圖書館建設(shè),2009(4) ：14-15
[4] 吳朝英. 對(duì)高校圖書館圖書驗(yàn)收工作的實(shí)踐與思考[J]. 農(nóng)業(yè)圖書情報(bào)學(xué)刊，2010（10）：118-121
[5] 熊超. 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下圖書驗(yàn)收工作常見問題及對(duì)策[J]. 農(nóng)業(yè)圖書情報(bào)學(xué)刊,2011（6）：93-95
本館自圖書采購采用政府招標(biāo)的方式后，圖書編目業(yè)務(wù)實(shí)行全部外包模式，這就對(duì)與圖書驗(yàn)收工作流程緊密相關(guān)的各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都提出了更高的要求，與此同時(shí)在妙思文獻(xiàn)集成系統(tǒng)下進(jìn)行圖書驗(yàn)收出現(xiàn)了一系列問題，為了使現(xiàn)有的妙思系統(tǒng)更好的發(fā)揮圖書驗(yàn)收的功能，急需開發(fā)一套適應(yīng)本館圖書驗(yàn)收工作的新系統(tǒng)，才能更好的為圖書館服務(wù)，縮短新書與讀者的見面時(shí)間，滿足廣大讀者的信息需求。
【關(guān)鍵詞】
圖書驗(yàn)收；圖書采訪；若干問題
隨著圖書館業(yè)的發(fā)展，大批量的圖書購進(jìn)，圖書編目業(yè)務(wù)外包已成發(fā)展趨勢(shì)， 圖書驗(yàn)收工作也隨之發(fā)生了較大改變，除了對(duì)圖書質(zhì)量、價(jià)格和冊(cè)數(shù)進(jìn)行驗(yàn)收工作外，還要看到館圖書是否為本館所訂購圖書，圖書的分類、編目數(shù)據(jù)、館藏信息、圖書加工（書標(biāo)、條碼、磁條、館藏章等）是否正確，這就對(duì)圖書驗(yàn)收工作的內(nèi)容和質(zhì)量都提高了要求。
1 圖書驗(yàn)收與圖書采訪
圖書驗(yàn)收與圖書采訪緊密相連，圖書驗(yàn)收工作是圖書館采訪工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。2013 年，學(xué)院投入大量資金支持圖書館的文獻(xiàn)資源建設(shè)，本館圖書采購采用政府招標(biāo)的方式，通過圖書統(tǒng)采招標(biāo)，各書商進(jìn)行競標(biāo)，使得本館圖書采購工作更加陽光透明，先后與三家公司建立合作關(guān)系。
1.1 圖書采訪步驟
本館根據(jù)學(xué)院學(xué)科建設(shè)、教學(xué)和科研的需要，以及圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)發(fā)展方向，負(fù)責(zé)各學(xué)科各文種的圖書采集，肩負(fù)著圖書館文獻(xiàn)資源體系建設(shè)的任務(wù)，因此在采購過程中的每一個(gè)細(xì)節(jié)都嚴(yán)加把關(guān)， 首先要對(duì)讀者進(jìn)行深入細(xì)致的調(diào)查，制定相應(yīng)的圖書采購計(jì)劃；然后根據(jù)學(xué)院所撥經(jīng)費(fèi)的多少按比例劃分出各系部使用額度；接著通過學(xué)科館員和文獻(xiàn)資源建設(shè)委員會(huì)的老師們對(duì)書商提供的書單進(jìn)行圈選，或者組織文獻(xiàn)資源建設(shè)委員會(huì)委員和骨干教師到書展活動(dòng)現(xiàn)場進(jìn)行采選；最后經(jīng)過中文圖書采購系統(tǒng)對(duì)圈選的圖書進(jìn)行多次查重，才能最終確立圖書采購訂單發(fā)給書商進(jìn)行采購。
1.2 圖書采訪的重要環(huán)節(jié)
書目整理是圖書采訪的重要環(huán)節(jié)， 也是最繁冗復(fù)雜的一項(xiàng)工作。由于書商及各家出版社所提供的書目字段名不一，詳盡程度各異，時(shí)間先后順序不同等一系列問題，對(duì)供貨商及各個(gè)出版社發(fā)回的書單要做大量重復(fù)性的整理以及書單分發(fā)和收集等工作。面對(duì)紛繁無序的書單，工作人員首先要對(duì)多個(gè)不同格式的書單按字段名統(tǒng)一制作為相同格式的工作表，經(jīng)過妙思中文采購系統(tǒng)查重后，對(duì)查重后導(dǎo)出的Excel 工作表再按分類號(hào)進(jìn)行排序，選取各系所對(duì)應(yīng)分類號(hào)的書目分成若干個(gè)Excel 文件發(fā)至各系部的文獻(xiàn)資源建設(shè)委員會(huì)委員，各系部的文獻(xiàn)資源建設(shè)委員會(huì)委員再安排系里不同專業(yè)學(xué)科的教師們對(duì)書單進(jìn)行圈選，等把所有各系老師們發(fā)回的書單進(jìn)行整理合并成一個(gè)Excel 工作表后，再次導(dǎo)入中文采購系統(tǒng)，通過格式轉(zhuǎn)換為ISO，進(jìn)行查重過濾（采購書目復(fù)本數(shù)量不一，對(duì)于查重后的書目導(dǎo)成Excel 表后，對(duì)復(fù)本數(shù)還得依次進(jìn)行手工錄入）， 最后導(dǎo)入預(yù)訂庫。如圖1 所示。
雖然圖書采訪的整個(gè)過程比較繁瑣， 但圖書采訪工作做得認(rèn)真仔細(xì)，圖書驗(yàn)收工作的質(zhì)量將大大提高；反過來，圖書驗(yàn)收工作也是對(duì)采訪工作的監(jiān)督和檢驗(yàn)。
2 圖書驗(yàn)收工作流程
本館圖書編目業(yè)務(wù)實(shí)行外包模式，圖書驗(yàn)收工作采用手工驗(yàn)收與計(jì)算機(jī)驗(yàn)收相結(jié)合的方式來進(jìn)行。
2.1 計(jì)算機(jī)圖書驗(yàn)收工作
為了方便圖書驗(yàn)收，本館嚴(yán)格要求書商按訂單采購圖書，并以50 種圖書為一個(gè)批次進(jìn)行編目。書商將編目好的批次數(shù)據(jù)發(fā)給本館編目人員，編目人員對(duì)不同批次的圖書要進(jìn)行系統(tǒng)地配號(hào)與典藏分配工作，然后將做好的數(shù)據(jù)發(fā)給書商對(duì)我館采購圖書進(jìn)行加工，并同時(shí)打印《編典傳送明細(xì)》、典藏傳票，為驗(yàn)收工作做好前期準(zhǔn)備。
書商按照本館要求將加工好的圖書按館藏圖書數(shù)據(jù)庫分配地址和批次進(jìn)行打包與發(fā)貨，圖書到館后，按編目批次順序碼放。本館工作人員對(duì)應(yīng)到館圖書的包號(hào)批次，首先拆驗(yàn)本批次的樣本圖書，進(jìn)入妙思中文圖書采購系統(tǒng)當(dāng)中的“預(yù)訂數(shù)據(jù)檢索”，掃描圖書的ISBN 號(hào)，查驗(yàn)是否是本館所訂購圖書，再進(jìn)入“工作庫全程檢索”，掃描ISBN 號(hào)，查找信息，檢驗(yàn)圖書正題名、價(jià)格、分類號(hào)、分配地址、條形碼等信息是否正確。經(jīng)系統(tǒng)查驗(yàn)后，不是本館預(yù)訂的圖書將退還書商。是本館預(yù)訂的圖書就開始檢查圖書質(zhì)量，是否有盜版與印刷、裝訂問題，與《編典傳送明細(xì)》的具體內(nèi)容相核對(duì)（內(nèi)容有：序號(hào)、索取號(hào)、正題名、獲得方式、復(fù)本數(shù)、金額、登錄號(hào)區(qū)間），看有無數(shù)據(jù)與加工問題，有問題的在備注欄內(nèi)標(biāo)注清楚，并把有問題的圖書挑揀出來備查與做修改，沒問題的圖書直接在備注欄內(nèi)打√。驗(yàn)完一個(gè)批次后，有問題的圖書編目人員要查明原因并做及時(shí)修改或與書商溝通解決。
2.2 手工圖書驗(yàn)收工作
工作人員首先將圖書的書目明細(xì)與妙思中文典藏?cái)?shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)核對(duì)；接著核對(duì)檢查項(xiàng)目（有金額、采購數(shù)量）；其次核對(duì)檢查的詳細(xì)內(nèi)容：⑴所供圖書的印刷、裝訂質(zhì)量是否符合要求；⑵所供圖書是否全新、正版；⑶所供圖書是否為采購單位選訂內(nèi)容；⑷圖書加工是否符合要求；⑸所供圖書是否存在數(shù)量方面的差距；⑹是否提供發(fā)貨清單（清單包括： 包號(hào)、書名、定價(jià)、出版社、訂數(shù)）。以上內(nèi)容核對(duì)無誤后，參與圖書驗(yàn)收的工作人員要在圖書驗(yàn)收?qǐng)?bào)告上簽字。簽字后進(jìn)行圖書交接，將驗(yàn)收完畢的圖書與各庫室交接后，典藏庫數(shù)據(jù)傳送至中央庫，新書進(jìn)入流通系統(tǒng)讀者方可借閱圖書。
3 圖書驗(yàn)收過程中出現(xiàn)的問題
縱觀本館的圖書驗(yàn)收工作，是以手工驗(yàn)收為主，計(jì)算機(jī)驗(yàn)收為輔的模式，存在工序繁瑣、費(fèi)時(shí)費(fèi)力、進(jìn)入流通時(shí)間較長、與讀者見面時(shí)間遲滯、人員需求量大等弊端，非常有必要建立以計(jì)算機(jī)驗(yàn)收為主， 手工驗(yàn)收為輔的模式。但是本館妙思系統(tǒng)中的驗(yàn)收功能利用率很低，究其原因主要有：⑴書目驗(yàn)收與館配（書商）加工服務(wù)批次不相匹配，采購系統(tǒng)的驗(yàn)收功能無法實(shí)現(xiàn)，系統(tǒng)調(diào)不出編目人員加工的相應(yīng)批次。⑵在手工驗(yàn)收過程中無法核查本館已預(yù)訂但書商未采購到的圖書，通過妙思系統(tǒng)書目驗(yàn)收功能無法實(shí)現(xiàn)。⑶妙思系統(tǒng)中已有的圖書驗(yàn)收功能雖然比起手工驗(yàn)收的程序更詳盡，但在本館實(shí)行業(yè)務(wù)外包的情況下卻無法進(jìn)行系統(tǒng)驗(yàn)收，若是本館自己加工的圖書才可以使用。
綜上所述，本館急需開發(fā)一套適應(yīng)圖書驗(yàn)收工作的新系統(tǒng)，與目前使用的妙思系統(tǒng)結(jié)合起來，更好的為圖書館服務(wù)，盡可能的縮短圖書由加工進(jìn)入館藏流通的時(shí)間，盡快使廣大讀者與新書見面；同時(shí)還應(yīng)制定科學(xué)合理的圖書驗(yàn)收準(zhǔn)則，遵循嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范的圖書驗(yàn)收流程，強(qiáng)化圖書外包業(yè)務(wù)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，提高圖書館工作人員的綜合素質(zhì)，使圖書驗(yàn)收工作向科學(xué)化、制度化、有序化的方向發(fā)展，方能高效的開展圖書驗(yàn)收工作，強(qiáng)有力的保障館藏圖書質(zhì)量，為我院的教學(xué)、科研做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
【參考文獻(xiàn)】
[1] 鄺少敏. 試論做好我館圖書驗(yàn)收工作應(yīng)注意的若干問題[J]. 農(nóng)業(yè)圖書情報(bào)學(xué)刊，2007（2）：55-57
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[3] 彭銳, 鄧珊妮. 新時(shí)期高校圖書館的圖書驗(yàn)收工作——以湖南工業(yè)大學(xué)圖書館為例[J]. 圖書館建設(shè),2009(4) ：14-15
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